Las demandas de copias de seguridad y protección de datos son cada vez más complejas. El aumento de los ataques multimillonarios de ransomware empuja la protección de las copias de seguridad y la resistencia de los datos al primer plano de las conversaciones sobre infraestructura de TI. Mientras tanto, las normativas gubernamentales destinadas a proteger los datos personales y garantizar que las organizaciones puedan capear un desastre o un ciberataque siguen creciendo en número y requisitos.
Al mismo tiempo, los recursos destinados a gestionar y supervisar las operaciones de copia de seguridad se mantienen estables en el mejor de los casos. A los equipos de protección de datos se les pide que hagan más con los mismos recursos humanos y presupuestarios, lo que hace que la protección completa de las copias de seguridad sea mucho más difícil.
Estos factores convergentes hacen necesario que los equipos vayan más allá de las actividades manuales de recopilación de datos y elaboración de informes. Utilizar herramientas que centralicen las operaciones, introduzcan la automatización y mejoren la visibilidad entre las partes interesadas minimiza las horas de trabajo y el riesgo, al tiempo que maximiza la confianza en que los datos están protegidos.
Limitaciones de los informes nativos del software de copia de seguridad
La elaboración de informes es una ocurrencia tardía de muchas herramientas de copia de seguridad. Aunque las soluciones más modernas incluyen funciones de elaboración de informes y ofrecen interfaces fáciles de usar, la elaboración de informes en sí deja mucho que desear.
- Depende de comportamientos manuales: Utilizar la interfaz nativa de informes de una herramienta implica emplear mano de obra para extraer y revisar los datos. Se trata de un proceso inherentemente intensivo en tiempo y propenso al error humano. Deja a los miembros del equipo dedicando horas innecesarias a la recopilación de datos y sin tiempo suficiente para realizar una supervisión más holística.
- Normas de metadatos de rendimiento inconsistentes entre productos: Las organizaciones con múltiples productos de copia de seguridad en sus entornos no pueden extraer y consolidar eficazmente los datos de rendimiento. Cada producto de copia de seguridad tiene sus propias normas de metadatos. Como resultado, normalizar los datos y consolidarlos aunque sólo sea una vez es una tarea ingente. Hacerlo una y otra vez, quizá con la incorporación de nuevos miembros al equipo, lo convierte en una ardua responsabilidad.
- Personalización limitada de los informes: Gestionar eficazmente el rendimiento de las copias de seguridad implica una gran visibilidad de las distintas partes de tu entorno. Sin embargo, los entornos gestionados por distintos miembros del equipo dificultan la visibilidad de segmentos. Además, el gran alcance de estos entornos hace que a veces sea imposible analizar las métricas de rendimiento a estos niveles granulares.
- Sin verificación independiente: Los informes sobre copias de seguridad suelen ser una respuesta a consultas de auditores internos o externos. Resulta irónico, entonces, que confiemos en las propias herramientas de copia de seguridad para informar sobre su propio rendimiento. Sin validación independiente, no podemos estar seguros de que las métricas de rendimiento sean totalmente exactas.
- Periodos cortos de retención de datos: Intenta sacar un informe de rendimiento de la copia de seguridad de hace tres meses. ¿Podrás? Las herramientas nativas suelen purgar los datos de rendimiento después de 30 ó 60 días. Esto hace que sea imposible responder a las peticiones de los auditores sobre métricas de rendimiento de periodos anteriores.
Los equipos que gestionan entornos de copia de seguridad a escala empresarial que dependen de informes nativos se encuentran gastando incontables horas de trabajo al mes en actividades groseramente tácticas. Al mismo tiempo, introducen errores humanos en sus operaciones y obtienen una visión limitada del estado y la resistencia de sus copias de seguridad.
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Diez formas probadas de mejorar la supervisión y los informes de las copias de seguridad
Las herramientas nativas de copia de seguridad son excelentes conductos para recopilar datos brutos de rendimiento. Sin embargo, no permiten una supervisión eficiente y eficaz de las copias de seguridad. En su lugar, añade los siguientes elementos probados a tus operaciones de copia de seguridad. Garantizan una sólida supervisión del estado de las copias de seguridad y ofrecen una forma proactiva de adelantarse a los problemas que impiden la resiliencia de los datos.
1. Automatiza y centraliza la recogida de datos sobre el rendimiento de las copias de seguridad. Imagina saltar de una solución de copia de seguridad a otra. Cada vez tienes que recopilar manualmente los datos de rendimiento, normalizarlos de forma coherente y elaborar informes a lo largo del tiempo. Es engorroso, lleva mucho tiempo y es propenso al error humano.
En lugar de mantener un enfoque fragmentado, aprovecha las herramientas que automatizan la recopilación, normalización y consolidación de los datos de rendimiento de las copias de seguridad en todas tus herramientas de copia de seguridad. Independientemente del tipo de complejo entorno de copia de seguridad que gestiones -en local, en la nube, híbrido o multicloud-, este enfoque agrega automáticamente los datos en un único panel. Puedes profundizar en las métricas de rendimiento inmediatamente, sin necesidad de dedicar tiempo a recopilar los datos primero.
2. Crea plantillas de informes y automatiza la creación de informes. Es probable que tu equipo revise una y otra vez los mismos tipos de informes sobre el rendimiento de las copias de seguridad. Esto puede incluir la creación de listas de fallos independientes para aislar las copias de seguridad que merecen atención. O podría significar elaborar listas de éxitos y fracasos para determinar los índices generales de éxito y el rendimiento hacia los objetivos.
Es un proceso necesario para evaluar el rendimiento. Sin embargo, puede suponer hasta horas a la semana en la creación de informes. Considera en su lugar la creación de informes con plantillas. Utilizando herramientas para preconfigurar los informes exactamente como quieres verlos, por ejemplo por periodo de tiempo, servidor de copia de seguridad o por éxitos frente a fracasos, tendrás los informes que necesitas para la supervisión diaria. También dispondrás de una forma sencilla de abordar las consultas de auditoría mensuales o anuales. Programa estos informes para que se ejecuten con la cadencia necesaria para obtener informes cuando tú y otros los necesitéis.
3. Programar la distribución recurrente de informes. Automatizar la creación de informes elimina horas de actividades manuales a la semana. Sin embargo, aún tendrás que asegurarte de que esos informes llegan a las partes interesadas clave.
Automatiza la programación y distribución de informes para que las partes interesadas clave obtengan la información que necesitan en el momento oportuno. Para los equipos de copias de seguridad y protección de datos, crea informes operativos diarios. Esto les da una idea de cómo han ido las copias de seguridad del día anterior y en qué deben centrar su atención diaria. Para el personal superior de infraestructura de TI, considera la posibilidad de elaborar informes generales semanales o mensuales que les den la tranquilidad de que las operaciones cotidianas se desarrollan sin problemas. Por último, crea informes mensuales que muestren los índices generales de éxito para demostrar a los auditores el cumplimiento de las directrices.
4. Aprovechar los segmentos para aislar mejor las diferencias de rendimiento. Los datos agregados a menudo ocultan problemas de rendimiento en segmentos únicos de tu entorno de copia de seguridad. Para las organizaciones con miles y miles de tareas de copia de seguridad, las áreas problemáticas de un segmento concreto del entorno pueden pasar desapercibidas.
Prueba a automatizar informes que dividan tu entorno en segmentos clave para superar esta opacidad. Verás si determinados segmentos están rindiendo por debajo de los criterios de éxito y si estás cumpliendo las normativas de cumplimiento específicas de cada país o región. O crea informes para ver el estado real de las distintas áreas gestionadas por diferentes miembros del equipo. Este proceso señala al personal que puede necesitar apoyo u orientación adicional para supervisar sus segmentos.
5. Implementa la Alerta de Fallo Crítico. Las copias de seguridad fallarán en algún momento. Es inevitable. Sin embargo, en un entorno a escala empresarial, encontrar los fallos más preocupantes puede parecer como buscar una aguja en un pajar. Con las alertas de fallos críticos, tu equipo puede aislar eficazmente los fallos sobre los que hay que actuar primero.
Considera el error de fallo como un desencadenante de alerta. Por ejemplo, si se produce un fallo debido a un error de archivo bloqueado, es probable que no haya un problema subyacente más amplio. Si se vuelve a ejecutar, es probable que se obtenga un resultado satisfactorio. Sin embargo, un error de soporte probablemente indica un problema más amplio que requiere mayor atención. Disponer de alertas que te notifiquen este tipo de fallos es una forma clave de optimizar los flujos de trabajo del equipo y asegurarse de que el tiempo se dedica a actividades de alto valor.
6. Aprovecha las alertas de fallos consecutivos para priorizar los flujos de trabajo. No basta con saber que se ha producido un fallo. Hay que abordar el problema subyacente y volver a ejecutar el trabajo para resolverlo. Necesitarás un proceso para priorizar los fallos a los que debes prestar atención primero. Aquí es donde entra en juego el seguimiento de los fallos consecutivos de los trabajos de copia de seguridad.
Dado que las futuras repeticiones de los trabajos de copia de seguridad pueden tener éxito, centrarse sólo en los trabajos que fallaron tras repetidos intentos agiliza mejor los flujos de trabajo. Acuerda un punto de referencia de fallos consecutivos (es decir, el número de veces que debe fallar un trabajo de copia de seguridad antes de llamar la atención) y crea alertas en torno a ese umbral. Así te aseguras de que sólo los problemas críticos reciban atención inmediata.
7. Identifica proactivamente los activos desprotegidos. ¿Hasta qué punto estás seguro de que todos los recursos y activos de tu organización tienen protecciones de seguridad? La velocidad con la que se crean los activos, y la amplitud de los equipos facultados para crearlos, significa que probablemente no estén seguros.
Independientemente de cómo se guarden los registros de activos -software de inventario de activos, bases de datos propias, archivos CSV-, los equipos de protección de datos necesitan una forma de saber si están protegidos. Esto significa disponer de un modo eficaz de revisar los registros de copias de seguridad, compararlos con las listas de activos y determinar si esos activos están protegidos.
Abordar esto manualmente lleva demasiado tiempo. En el mejor de los casos, la actividad se realizará una o dos veces al año. Además, el error humano inherente al proceso hace que muchos activos desprotegidos queden sin identificar. Por eso, sincronizar y comparar automáticamente los inventarios de activos con los registros de copias de seguridad es una forma probada de identificar eficazmente los recursos desprotegidos. Aprovechar las herramientas para automatizar las referencias cruzadas. Una validación inmediata de que los activos están totalmente protegidos, o una lista de comprobación ya preparada de los activos que requieren las protecciones adecuadas.
8. Monitoriza y predice las tendencias de almacenamiento. Independientemente de si almacenas los datos de las copias de seguridad in situ o en la nube, debes vigilar el uso del almacenamiento. Así te aseguras de evitar problemas de capacidad de almacenamiento o gastos inesperados debidos a excesos en el uso del almacenamiento.
Añade informes recurrentes semanales o mensuales sobre el uso del almacenamiento para adelantarte a los problemas inesperados de uso del almacenamiento. Puedes visualizar los patrones de uso y evaluar si las tendencias de uso se sitúan por encima de lo esperado. Este tipo de informes proactivos ayuda a evolucionar tus protocolos de copia de seguridad para reducir el uso del almacenamiento sin dejar de cumplir las directrices y normativas clave.
9. Revisa las variaciones en los datos respaldados a lo largo del tiempo. Las actividades de copia de seguridad actúan como última línea de defensa en caso de desastre o ciberataque. Es decir, en caso de pérdida de datos, garantizan la restauración de los datos críticos. Sin embargo, las operaciones de copia de seguridad también sirven para hacer sonar la alarma y ayudar a las organizaciones a adelantarse a ciberataques aún desconocidos.
Considera la posibilidad de revisar periódicamente las variaciones en los bytes de los que se hacen copias de seguridad. Es una práctica que se agiliza mediante un software automatizado de supervisión de copias de seguridad y permite a los equipos de operaciones informáticas desempeñar un papel proactivo de identificación de la ciberseguridad. Esto se debe a que el ciberterrorismo puede afectar al recuento de bytes de los trabajos de copia de seguridad recurrentes de diversas formas. Por ejemplo, un ransomware que elimine los archivos por completo dará lugar a cero volúmenes de copia de seguridad en adelante. En relación con esto, el malware que replica y altera archivos también puede afectar a los aumentos o disminuciones de bytes en las copias de seguridad.
Se trata de cambios sutiles que pasan desapercibidos durante bastante tiempo. De hecho, las investigaciones muestran que se tarda una media de 200 días en identificar una violación de datos. Con medidas para identificar las variaciones en el recuento de bytes, puedes adelantarte a los malos actores.
10. Racionaliza las actividades de gestión de entradas y supervisión de la reparación. Considera el proceso típico que sigue al fallo de un trabajo de copia de seguridad. Primero identificas que se ha producido el fallo. A continuación, evalúas si el fallo se debe a un problema sistémico que requiere más atención. Si es así, creas un ticket con la información relevante sobre el fallo y lo envías. A continuación, supervisas el ticket y te aseguras de su resolución. Es un proceso de varios pasos que se repite posiblemente cientos de veces al mes en un entorno de copia de seguridad empresarial.
Imagina, en cambio, automatizar este proceso por completo. Utilizando sistemas programados para identificar problemas críticos, los tickets se crean y envían en el momento en que se detecta un fallo. Además, la ejecución de informes que supervisan automáticamente el estado de los tickets te mantiene al tanto de el proceso de triaje.
Este enfoque apuntala la ventana de resolución media asociada a la reparación de errores de copia de seguridad. También minimiza el tiempo necesario para solucionar esos errores en primer lugar. El tiempo de tu equipo se utiliza de forma más eficaz, mientras que los fallos se solucionan más rápidamente.
Cómo Implementar Optimizaciones de Monitorización e Informes de Copias de Seguridad
Puedes crear guiones para automatizar la recogida de datos y la elaboración de informes. Sin embargo, este enfoque tiene grandes limitaciones. Las automatizaciones suelen fallar con las nuevas versiones de los productos de copia de seguridad. Esto significa que tendrás que seguir revisando y modificando los scripts con regularidad. Además, este enfoque te obliga a desarrollar procesos de normalización y puntos de referencia en caso de que tu organización utilice varios productos de copia de seguridad. Además, los scripts suelen limitarse a las métricas de informes de copias de seguridad. No extienden la automatización a las operaciones de protección de datos, como la identificación de activos desprotegidos, la gestión de tickets y la supervisión del almacenamiento.
Estas limitaciones las aborda de frente el software de supervisión de copias de seguridad y automatización de informes. Como soluciones independientes que supervisan la recopilación de datos de copias de seguridad, la elaboración de informes y la supervisión, estas herramientas ofrecen una visión única para simplificar la gestión de las copias de seguridad y automatizar actividades más amplias de protección de datos. Equipan a los equipos para que sean más eficientes, implanten flujos de trabajo racionalizados, aseguren mejor el estado de las copias de seguridad y tengan la tranquilidad de que los datos están totalmente protegidos.
Acerca de Bocada:
Bocada LLC, líder mundial en Automatización de TI, ofrece soluciones de elaboración de informes y supervisión de copias de seguridad que proporcionan a las empresas una visibilidad completa de su rendimiento. Bocada proporciona una visión de los complejos entornos de copia de seguridad, permitiendo a las organizaciones de TI ahorrar tiempo, automatizar las actividades continuas de elaboración de informes y reducir costes. Con la mayor base instalada de clientes de la lista Fortune 500, Bocada es el principal proveedor mundial de automatización de informes de copias de seguridad. Para más información, visita www.bocada.com.